Digitalisation des conseils d’administration, le changement en marche

Implémenter un portail de digitalisation des conseils d’administration comprend un volet technique et un volet humain. La phase technique ne vous prendra que quelques jours. Accompagner le changement, par contre, prend du temps.

Se doter d’un outil efficace de digitalisation des conseils d’administration et des comités exécutifs est inutile, voire un gaspillage de ressources, si personne ne l’utilise. Tout projet de changement technologique nécessite de mettre en place une vraie stratégie d’accompagnement. Objectif : gagner l'adhésion de tous les collaborateurs.

Accompagner le changement dès le début du projet

Rares sont les adeptes du changement. L'humain est ainsi fait qu'il n'aime pas changer ses habitudes. Dans les entreprises, cette réalité se ressent d'autant plus s'il s'agit d'un changement technologique. Et pourtant, le changement est nécessaire pour plus d'efficacité, notamment dans   l'organisation de vos réunions stratégiques.

En vous équipant d'un portail de digitalisation des conseils d'administration, votre mission consistera également à le vendre à l'ensemble des personnes concernées. Car il va falloir obtenir leur adhésion.

Pour cela, planifiez une stratégie de communication interne bien en amont de l'implémentation de l'outil. En impliquant vos collaborateurs dès le début, vous les faites monter à bord de votre projet, ce qui les rendra plus ouverts à vos arguments.

Les 6 principales résistances à l'implémentation d'un outil digital

Vous êtes convaincu des nombreux avantages d'un portail de digitalisation des conseils d'administration. Mais vous êtes peut-être le seul ou la seule, pour le moment. Il va falloir repérer dans le discours de vos collaborateurs les résistances au changement.

Elles sont de plusieurs natures :

1. La peur de paraître incompétent : pour certains collaborateurs, la transformation digitale va trop vite. Ils n'arrivent pas à suivre et se sentent mis de côté.
2. La menace à l'emploi : un des arguments souvent avancés dès qu'un outil technologique est mis en place.
3. L'idée que l'outil est inutile : si vous avez en face de vous un collaborateur qui trouve que l'organisation actuelle fonctionne bien, il risque de voir dans votre projet de digitalisation une complexification des processus existants.
4. Une résistance face à la personne ou l'équipe qui porte le changement : il arrive que, pour des raisons purement subjectives, un chef de projet ne plaise pas à l'un ou l'autre membre de l'organisation. Il faut s'attendre à des manœuvres de sabotage.
5. Une organisation très bureaucratique : dans un environnement peu souple, tout changement est en soi compliqué.
6. La personnalité d'un individu : parmi vos collègues, se trouve certainement une personne qui ne supporte pas le changement en soi.

Comment répondre à ces objections pour mieux accompagner le changement ? Le manque d'information est à la source de toutes ces résistances. La solution réside donc dans une bonne communication interne.

Digitalisation des conseils d'administration rime avec communication

Votre stratégie de communication interne tournera autour des objections rencontrées ou pressenties. En premier lieu, communiquez sur les nombreux avantages que procure un logiciel de gestion des réunions de gouvernance : sécurité des documents confidentiels, accessibilité des informations, gain de temps et d'argent.

Ensuite, prévoyez des actions tout au long de la vie du projet :

• Proposez une session de questions/réponses entre votre fournisseur logiciel et les parties prenantes de votre organisation.
• Programmez une démonstration des fonctionnalités et de la facilité d’usage.
• Annoncez qu'une formation à l'outil est prévue.
• Organisez un évènement festif après la réussite de l'implémentation.

Laissez la porte ouverte à votre créativité. Que ce soit au niveau des messages que des canaux de diffusion, même un projet technologique peut faire l'objet d'une communication attrayante. Pensez au journal interne, mais, pourquoi pas, à des goodies ou un affichage dans les bureaux ou salles de réunion, avec un décompte (jour J- 20).

Découvrez notre solution

Accompagner le changement, c'est accompagner les collaborateurs

Dès le démarrage de votre projet de digitalisation des conseils d'administration, identifiez bien les différentes parties prenantes. Elles sont plus nombreuses que vous ne le croyez. Interrogez-vous sur les personnes qui vont tenir les différents rôles :

• la définition des fonctionnalités
• la validation du budget
• l'introduction des données dans l'outil
• le test du portail
• l’implémentation ou l'intégration à vos systèmes existants
• les utilisateurs finaux
• la promotion et la communication
• le suivi de la bonne utilisation
• la maintenance et le support

La quasi-totalité des départements de votre organisation seront impliqués dans cette implémentation : l'informatique, les ressources humaines, les secrétariats, la comptabilité, la direction.

En embarquant dès le début du projet toutes les personnes impliquées, vous coupez court à quelques branches de résistance. C'est cela accompagner le changement : anticiper bien en amont et communiquer tout au long de la mise en place. Et enfin, célébrer le succès.