La rédaction des procès-verbaux des réunions de conseil vous prennent sans doute un temps considérable. Récupération de l’ordre du jour, des documents, consignation des présents, rédaction, envoi du compte rendu, etc… Toutes ces étapes parfois chronophages peuvent aujourd’hui être rapidement effectuées grâce aux logiciels de gestion des conseils d’administration. Entre bonnes pratiques et outils digitaux, découvrez comment optimiser votre organisation et gagner en sérénité.
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Procès-verbaux des réunions de conseil, plus efficaces grâce aux logiciels
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Le Guide pour une meilleure rédaction du procès-verbal du conseil d'administration
Que serait une entreprise sans prise de décision ? Un bateau à la dérive. Il en va de même pour la rédaction du procès-verbal du conseil d'administration. Une entreprise ne pourrait fonctionner sans ces rapports consignés jouant le rôle à la fois de plan d’action de court terme des différentes directions et garant à long terme de la mémoire de la société.
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Quel est l'intérêt des solutions numériques d'organisation des réunions pour les collectivités ?
Chaque DGS, chef de bureau ou Secrétaire Général d’une collectivité sait la place qu’occupe l’organisation des réunions dans son agenda. En amont comme en aval, ce sont des dizaines d’heures passées à planifier, définir les thèmes, regrouper les documents, s’assurer de la présence de chacun, rédiger et diffuser le compte-rendu… Ainsi, aussi décisives que soient ces réunions, elles n’échappent pas aux maux traditionnels des organisations et illustrent certaines de leurs difficultés.
Votre collectivité a-t-elle réduit sa consommation de papier comme l’impose la loi ?
Ces dernières années, le papier n’a plus bonne presse. Et pour cause ! Il est synonyme d’impressions souvent inutiles, d’un gaspillage de ressources, bref, de témoigner tout autant d’une inefficacité de l’organisation que d’un impact sur l’environnement mal maîtrisé.
Le 17 janvier 2019, iBabs organisait un webinaire avec trois acteurs majeurs des nouveaux enjeux de la gouvernance d’organisations : Euronext, l’ICSA et l’ecoDa sur la transition digitale des conseils d'administration.
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Comment digitaliser son conseil d'administration en cinq étapes ?
Il est fréquent lorsque l’on interroge les acteurs ou les organisateurs de la gouvernance d’entendre les arguments suivants à propos de la dématérialisation ou de la sécurité des données : “Le papier est encore prédominant dans notre organisation”, “Certains de nos administrateurs auraient du mal à se passer de leur dossier papier”, “Nous sommes une petite organisation, et nos informations ne sont pas tellement sensibles”, etc.
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Les instances de gouvernance n’échappent pas à l’indispensable dématérialisation des outils et des documents dans les organisations. Pour les acteurs qui sont en charge de l’organisation de ces réunions d’instances et de leur suivi, c’est une opportunité d’en finir avec des étapes aussi innefficientes que le partage d’information via des canaux non sécurisés, l’impression des documents de travail, la non-coordination des agendas et le manque de suivi des décisions.
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Pourquoi et comment passer à la sécurisation des données sensibles ?
En tant que dirigeant ou administrateur, vous pouvez constater au quotidien la grande complexité qui accompagne la marche de vos activités : internationalisation des équipes et des flux d’information et diversification des produits et des marchés. Soit autant de décisions de gestion qui sont prises en conseil d’administration ou en comité de direction nécessitant la sécurisation des données sensibles.
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En tant qu’administrateur ou dirigeant de votre organisation, vous contribuer activement au rôle de contrôle et d’orientation de l'instance de gouvernance que vous représentez. Ce rôle est déterminant pour le bon fonctionnement de votre organisation et la garantie d'une bonne gouvernance.
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